博物馆有各种业务档案，其中，藏品档案围绕藏品而建立，是藏品在征集、鉴定、登记、管理、保护、研究等一系列活动中的真实记录,是藏品研究成果的具体体现,也是其他有关学科进行研究的依据。网络技术的成熟，为藏品档案数字化管理和网络化应用奠定了良好的基础，并对进一步发挥馆藏文物的资源优势、开展博物馆的各项
藏品档案数字化的内容
藏品档案数字化建设主要包含以下两个方面：
1、藏品信息管理的数字化。在数字化博物馆中，藏品信息管理建立在数字化管理基础之上，是开展其他工作的前提条件。现在许多文章在对数字化博物馆及其美好前景进行预测与憧憬时，很少涉及藏品档案的数字化管理问题，往往忽视了藏品管理在具体业务环节上的数字化，如藏品信息的自动编目、自动全文检索、藏品业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、藏品数据库的设计与建立等。而这些不仅是藏品档案管理基本的业务环节，也是藏品档案管理数字化的具体体现，更是藏品档案数字化全面实现的基础。
2、藏品信息传输平台的数字化。藏品信息只有在传递过程中才能体现出其价值，过去需要藏品信息时，人们往往要亲临保管部门，通过阅览、复印或拍摄等形式来获取。当数字化藏品信息系统建立后，网络将替代传统模式成为主要的传输平台，进而实现文物信息的快速流动。
同时，数字化了的藏品信息在传递过程中还可以同时进行多向传递，不受时间与空间的限制，使用者不必亲临现场，就可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地调用藏品信息，最终实现藏品档案资源的数字化进而达到档案资源的共享。
信息管理系统的应用
建立计算机藏品信息管理系统，是藏品数字化的首要工作。计算机藏品管理系统是以藏品档案数字化为基础建立起的一个立体信息系统，其主要目的是针对藏品的不同属性可以做任意的组合查询。比如在第一次查询时，输入藏品的质地，则屏幕上会显示同一质地的藏品。在这一结果中，再次输入藏品的级别，就会出现新的结果。也可以在第一次查询时就输入藏品的质地和级别，屏幕上就会显示同一质地同一级别的所有藏品资料。同样，名称、著录、来源、纹样、文字等许多藏品的要素都可以作为查询的切入点。建设藏品信息管理系统时，还需考虑藏品档案数据库，目前以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于介绍开放性藏品档案的范围、目录并提供网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入藏品档案以及相关的研究成果。在藏品信息以数据形式存入数据库后，其组织形式发生了本质变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机直接的、网状的方式，信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，为用户提供方便、高效的服务。
藏品信息管理的标准
目前,博物馆行业对藏品信息缺乏统一的管理标准。随着信息化程度的不断提高,藏品信息管理工作标准的统一成为藏品信息资源共享的前提。因此，在建立数字化的藏品档案体系方面，我们应遵循以下原则：
1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上可以形成藏品档案馆数字化工作所需的严密规范化管理体系。2、首先要考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于藏品档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在藏品档案数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。藏品档案数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向藏品档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。
需要注意安全问题
安全是博物馆工作不可忽视的一个重要方面。通常情况下，藏品管理工作要求妥善地保管各种不同类型的资料，做好防火、防盗等工作。而计算机藏品管理系统则关系到网络安全、黑客入侵及计算机病毒等问题。这就要求管理员做好系统的日常维护工作，忠于职守、高度的责任感和事业心。
为了确保藏品档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行藏品档案网络化服务。首先可以对已有的藏品档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户提供不同的权限范围，使馆藏文物信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入网络后，在保证网络安全的同时，网络服务器尽可能不要存放机密性的、不开放的档案。在当前的技术条件下，也可以使用内联网技术，提供授权的藏品信息服务。藏品档案数字化建设对文物保护与研究以及文物的安全工作有着重大的现实意义，它以数字化手段完善了我国文物、博物馆领域的文物资料，建立并运行动态的数据库管理系统，为各级政府和有关部门及时、准确地掌握各类重要文物的保护与管理状况提供了科学依据和可靠保证。藏品档案数字化是博物馆数字化之路的起点，走好这一步至关重要。藏品档案只有在数字化过程中得到合理的、科学的配置，才能为数字博物馆的实现和博物馆的数字化创造出有利条件和良好的氛围，从而提高博物馆数字化与日常工作的整体水平。（作者单位：国家博物馆信息网络部）
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